HABARI.ID, KAMPUS I Belum lama ini Rektor UNG (Universitas Negeri Gorontalo), Eduart Wolok, menerbitkan kebijakan baru di lingkungan civitas akademika UNG, tentang pelaksanaan perjalanan dinas atau kegiatan ke luar negeri.
Dalam kebijakan yang tertuang dalam Surat Edarat Rektor Nomor 5461 Tahun 2026 itu, tegas Rektor UNG menyampaikan bahwa setiap pegawai atau ASN (Aparatur Sipil Negara) maupun non ASN, serta mahasiswa yang akan melaksanakan kegiatan di luar negeri, wajib memiliki surat persetuan sekretariat negara atau SP Steneg, sebelum melakukan pemberangkatan.
Tidak hanya itu saja, kebijakan itu mengatur semua sumber dana dan beragam kegiatan dan tidak memandang sumber pendanaan. Baik kegiatan itu dibiayai Pemeritah Daerah, UNG, institusi mitra, sponsor termasuk biaya mandiri, wajib mengantongi SP Stenge.
Sedangkan untuk mahasiswa sendiri, kegiatan yang wajib mengurus izin mencakup berbagai aktivitas, di antaranya kegiatan akademik, kompetisi, pertukaran mahasiswa, konferensi, seminar, penelitian, magang, hingga pengabdian kepada masyarakat.
Rektorat mensyaratkan bahwa setiap perjalanan yang diajukan harus memiliki relevansi yang kuat, dengan pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, peningkatan kompetensi, pengembangan kerja sama internasional, dan/atau penguatan reputasi UNG.
Sementara dalam pengajuan SP Setneg sendiri, wajib dilakukan melalui pimpinan fakultas atau unit kerja masing-masing, untuk kemudian diteruskan kepada Kapokja Kerja Sama Luar Negeri dan Layanan Internasional UNG.
Poin krusial dalam aturan baru ini adalah tenggat waktu pengumpulan dokumen. Seluruh dokumen pengajuan SP Setneg harus diterima secara lengkap paling lambat tiga puluh hari kerja, sebelum tanggal keberangkatan.
Jangka waktu ini ditetapkan guna mengakomodasi kelancaran proses verifikasi dan pengusulan perizinan, melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SIMPEL) Sekretariat Negara.
“Dokumen yang tidak lengkap, tidak memenuhi persyaratan administrasi atau terlambat diserahkan dari batas waktu yang ditentukan tidak dapat diproses lebih lanjut,” tegas Eduart.
“Beberapa dokumen pokok yang wajib dipenuhi diataranya, Brosur kegiatan dan Undangan/Letter of Acceptance (LoA). Surat Tugas yang ditandatangani pimpinan (Rektor/Wakil Rektor untuk dosen/pegawai, dan Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan untuk mahasiswa) ..,”
“Kemudian Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang merincikan urgensi kegiatan, justifikasi peran, analisa biaya, dan rencana tindak lanjut pasca kegiatan. Bukti pendaftaran, Jadwal Kegiatan, KTP, Daftar Riwayat Hidup (CV), serta Pasfoto terbaru. Surat Pernyataan Berkelakuan Baik dan Tidak Berbuat Cela, dan terakhir adalah Surat Keterangan Pembiayaan ..,”
“Seluruh dokumen fisik (hardcopy), harus diserahkan kepada operator PDLN UNG, dan dokumen digital (softcopy) wajib diunggah melalui Google Drive sesuai ketentuan penamaan berkas yang telah ditetapkan,” pungkas Eduart.(bm/habari.id).
